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Technik der Belegprüfung

Prüfungsauftrag an den Verwaltungsbeirat

Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden". (§ 29 Absatz 3 WEG)
Der Beirat soll prüfen, steht im Gesetz - nicht der Beirat kann oder muss prüfen. Es handelt sich also um eine Empfehlung. Jeder Verwalter sollte Wert auf eine Rechnungsprüfung legen, denn eine Prüfung ohne Beanstandungen ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Wohnungseigentümergemeinschaft und Verwaltung.

Ein Kaufmann hat sein Wissen über die Buchhaltung und Geschäftsführung in den Lehrjahren und den täglichen Geschäftsvorfällen erworben. Aber nicht jeder arbeitet in diesem Beruf und hat diese fundierte, kaufmännische Grundausbildung. Fühlt sich ein Beiratsmitglied aus fachlichen Gründen nicht in der Lage, sollte er es seinen Miteigentümern vor der Wahl (Bestellung) zum Beirat in der Versammlung klar sagen und die Prüfaufgabe als Beirat nicht annehmen.

Die Prüfungstechnik ist nicht vom Buchführungssystem abhängig !

Eine bestimmte Buchführungsart ist im Wohnungseigentumsgesetz nicht vorgeschrieben. Somit ist dem Verwalter die Wahl der Buchhaltungsorganisation freigestellt. Er hat die in BGB § 259 und in der Abgabenordnung (AO) §§ 145, 146 niedergelegten Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung" zu beachten.

Die Buchführung kann in folgenden Formen eingerichtet werden :

• Einfache Buchführung" (jeder Umsatz wird nur einmal gebucht)

• Doppelte Buchführung, und zwar
- als amerikanisches Journal
- als Durchschreibebuchführung
- als elektronische Datenverarbeitung (EDV).

In der Doppelten Buchführung ist für eine chronologische Aufzeichnung aller Einzahlungen und Auszahlungen in den Geldkonten (Bankkonten, Kassen) mit zusätzlicher sachlicher Gliederung auf Sach- und Bestandskonten (z.B. Heizung, Wasser/Kanal, Versicherung, Hausgeldkonten, Verrechnungskonten) zu sorgen.

Außerdem sind nach dem gleichen Schema auch solche Buchungen lückenlos darzustellen, die im Abrechnungsjahr nicht über Geldkonten geflossen sind (z.B. Service-Gebühren der Heizungsfirma, Abrechnungs-Guthaben bzw. -Fehlbeträge der Versorgungsunternehmen) aber abgerechnet werden.

Jede Verwaltung hat sich nach ihrer Erfahrung auf ein Buchführungs- und Abrechnungssystem mit einer Hausbank festgelegt. Die meisten hauptberuflich tätigen Verwalter nutzen eine eigene EDV-Anlage oder ein wohnungswirtschaftliches Rechenzentrum.

Wie die nachfolgenden Ausführungen belegen werden, ist die Prüftechnik im wesentlichen nicht vom System des Rechnungswesen abhängig.

Jedes Buchführungssystem muß darstellen:

· Einzelumsätze + Summen aller abzurechnenden Ausgaben
· Einzelumsätze + Summen aller abzurechnenden Hausgeldzahlungen (Vorschüsse)
· Einzelumsätze + Summen aller abzurechnenden Gemeinschaftseinnahmen
· Einzelumsätze + Summen aller Geldkonten
· Einzelumsätze + Bestände bei Vermögen und Schulden einschl. Instandhaltungsrücklage


Rechnungslegung oder Abrechnung?

Rechnungslegung

Bei der Rechnungslegung handelt es sich um eine geordnete Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben, nachgewiesen durch Belege. Die Eigentümerversammlung kann vom Verwalter nach § 28, Abs. 4 WEG durch Mehrheitsbeschluß jederzeit eine Rechnungslegung verlangen. In der Praxis ist dies z.B. der „Kassensturz", wenn das Vertrauen in die Verwaltungstätigkeit nicht mehr besteht oder bei Verwaltungswechsel innerhalb eines Wirtschaftsjahres, wenn die neue Verwaltung die Zahlen aus der Buchhaltung des Vorverwalters übernehmen soll.

Abrechnung

Die Abrechnung ist auch eine Rechnungslegung, jedoch hat der Verwalter neben der Gesamtaufstellung eine zusätzliche Einzelabrechnung der Einnahmen und Ausgaben je Wohnungseigentum vorzulegen.


Jedes Abrechnungsjahr beginnt mit "Null"

Die Hausgeldzahlungen gemäß Wirtschaftsplan sollen möglichst in jedem Jahr die Ausgaben (abzüglich evtueller Gemeinschaftseinnahmen) decken.

Über Einnahmen und Ausgaben ist jährlich abzurechnen (§ 28, Abs. 3 WEG).

Übersteigt das gezahlte Hausgeld die abzurechnenden Einnahmen und Ausgaben, so spricht man von einem Abrechnungs-Guthaben.

War das gezahlte Hausgeld niedriger als die Kosten, so ergibt sich ein Abrechnungs-Fehlbetrag (positiv beschrieben: Ausgaben-Überschuss).

Beide Abrechnungsergebnisse sind im Folgejahr zum - in der Beschlußfassung der Versammlung festgelegten Termin - durch Überweisungen bzw. Verrechnungen mit dem Hausgeld des neuen Wirtschaftsjahres auszugleichen. Damit ist das alte Abrechnungsjahr bei den abzurechnenden Einnahmen und Ausgaben in sich abgeschlossen: Das neue Jahr beginnt nun rechnerisch wieder mit "Null".

Der Bankbestand des laufenden Giro-Kontos einer Eigentümergemeinschaft bildet sich immer aus mehreren Einzelposten:

Die Formel der Verwaltungsabrechnung:

Hausgeldeinzahlungen der Eigentümer
+ abzurechnende Gemeinschaftseinnahmen
- abzurechnende Ausgaben

= Abrechnungsergebnis (Überschuß/Fehlbetrag)

+ Verbindlichkeiten
- Forderungen
+ nicht abgerechnete Einnahmen
- nicht abgerechnete Ausgaben

= Bestand des Girokontos, der vorhanden sein müßte

EDV-Programme sollten unter Anwendung dieser Formel zu jedem gewünschten Zeitpunkt aus der Buchführung automatisch diesen sogenannten Bank-Sollbestand" ermitteln können.

Ist dies nicht der Fall oder werden manuelle Buchführungssysteme angewandt, kann jeder Beirat den Bankbestand, der zu einem Stichtag vorhanden sein sollte, auch manuell nach dieser Formel ermitteln.

Das Erkennen dieser Systematik bei der Verwaltungsabrechnung ist für die Rechnungsprüfung von wesentlicher Bedeutung.

Welche Unterlagen sind zur Rechnungsprüfung vorzulegen?

Die sich inzwischen eingebürgerte Bezeichnung Belegprüfung" erweckt den Eindruck, daß nur Buchungsbelege zu prüfen sind. Umfassender und zutreffender ist die Bezeichnung Rechnungsprüfung, die neben der Prüfung der Buchführung und Belege auch zusätzlich eine Kontrolle der Bankkonten, Sparbücher usw. beinhaltet.

Zur Prüfung werden meist folgende Unterlagen benötigt :

1. Buchführungsunterlagen als Zusammenstellung aller Buchungen im abgelaufenen Prüfungszeitraum, gegliedert nach den Kostenarten der laufenden Bewirtschaftung.

2. Die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage.

3. Kontoauszüge aller Geldkonten, ggf. Sparbücher und Saldenbestätigungen der Banken.

4. Buchungsbelege (Rechnungen etc.).

5. Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten z.B. in der Form der als Anlage [1.268 KB] abgebildeten Geldbestands-Kontrolle bzw. Vermögensübersicht ( Status ).

6. Eine Zusammenstellung der für die Einzelabrechnung benötigten Stammdaten als verbindliche Verteilerschlüssel (z.B. Wohnflächen, Miteigentumsanteile, Einheiten). Maßgebend hierfür sind die jeweils geltenden Bestimmungen einer Eigentümergemeinschaft (Gemeinschaftsordnung, Vereinbarungen, Beschlüsse), andernfalls ist § 16 Abs. 2 WEG - Kostenverteilung nach Miteigentumsanteilen - anzuwenden.

7. Verträge, aus denen sich Zahlungsverpflichtungen ergeben (z.B. Versicherungspolice, Wartungsvertrag, Hausmeisterdienstvertrag etc.).


Umfang der Prüfung

Eine Rechnungsprüfung kann stichprobenweise oder aber durch Prüfung aller Unterlagen erfolgen. Eine bindende Prüfvorschrift für Verwaltungsbeiräte gibt es nicht. Den Umfang der Prüfung kann der Beirat nach pflichtgemäßem Ermessen selbst festlegen.

Die Verfasser sind der Meinung, daß die Prüfer sich in jedem Falle die o.g. Geldbestands-Kontrolle (Status) vorlegen lassen sollten. Der Beirat hat die in diesen Abschluss-Auswertungen angegebenen Kontostände anhand von Saldenbestätigungen, Aufstellungen über Forderungen und Verbindlichkeiten (Zusammensetzung der Salden) und einer Aufstellung der Einzel-Abrechnungsergebnisse zu prüfen.

Wo und wann wird geprüft ?

Die Unterlagen der Gemeinschaft befinden sich im Büro der Verwaltung. Erfolgt die Rechnungsprüfung dort, stehen alle Prüfungsunterlagen zur Verfügung. Die Verwaltung wird den Prüfern Hinweise zum Buchhaltungsaufbau und zur Belegablage usw. geben können.

Zu empfehlen ist, die Prüfungsunterlagen an die Verwaltungsbeiräte herauszugeben. Sie können sich dann intern auf einen Prüftermin einigen und in Ruhe die „Rechnungsprüfung“ zu Hause durchführen. Fragen, die sich aus der Prüfung ergeben, können bei der Rückgabe der Unterlagen in einem Gespräch mit dem Verwalter in seinem Büro geklärt werden.

Diese Methode vereinfacht die Terminplanung zwischen den prüfenden Beiräten bzw. beauftragten Prüfern, doch besteht für den Verwalter dazu keine Pflicht. Immerhin gibt er treuhänderisch die geldwerten Buchungsbelege im Gesamtwert der Abrechnungssumme außer Haus. Dies setzt ein gegenseitiges Vertrauen zwischen den Partnern voraus. Geht wirklich einmal ein Beleg „verloren“, kann dieser über die beim Verwalter befindlichen Buchhaltungsaufzeichnungen ggf. in Höhe, Art und Umfang geortet und beim Aussteller eine Kopie angefordert werden.

Sobald alle Buchungen für das abgelaufene Abrechnungsjahr durch den Verwalter erfolgt sind, sollte die „Belegprüfung“ durch den Beirat unverzüglich durchgeführt werden. Um unnötige Zeitverzögerungen zu vermeiden, empfehlen wir, dazu die Heizkostenabrechnung der Service-Unternehmen nicht abzuwarten. Es genügt u.E., wenn der Verwalter nachweist, daß er die richtig gebuchte Zusammenstellung der Heizkosten an das Service-Unternehmen gemeldet hat. Die richtige Verteilung der Heizkosten durch die Service-Unternehmen wird später vom Verwalter geprüft. Diese Prüfung kann auch der einzelne Eigentümer anhand seiner Abrechnung und Heizungs-Ablesedaten selbst durchführen.


Muß der Beirat selbst prüfen?

Bei großen Eigentümergemeinschaften, bei denen der Verwaltungsbeirat nicht prüfen will, oder bei denen die Unterlagen so umfangreich sind, daß für den Beirat ein unzumutbarer Zeitaufwand entsteht, empfiehlt es sich, die Rechnungsprüfung z.B. einem Rechnungsprüfungsausschuß, Wirtschaftsprüfer oder Prüfungsverband zu übertragen. Die Auftragsvergabe sollte wegen der ggf. daraus entstehenden Kosten durch Mehrheitsbeschluß oder Vereinbarung (Gemeinschaftsordnung) abgesichert sein. Außerdem hat jeder Miteigentümer das Recht der Akteneinsicht.

Sind Zwischenprüfungen zu empfehlen?

Bei größeren Gemeinschaften (ab ca. 100 Wohnungseinheiten) kann es auch von Vorteil sein, wenn der Beirat bereits im laufenden Geschäftsjahr monatliche oder vierteljährliche Zwischenprüfungen durchführt. Dies spart am Ende des Wirtschaftsjahres nicht nur Zeit, sondern liefert dem Beirat auch während des Jahres zeitnahe Informationen und Hinweise über die Bewirtschaftung des Gemeinschaftseigentumes und die Tätigkeit des Verwalters.


Technik der Belegprüfung

1. Prüfschritt - Vollständigkeitsprüfung

Prüfung der Geldbestands-Kontrolle.

Werden die dort ausgewiesenen Salden durch die genannten Prüfungsunterlagen bestätigt, ist sichergestellt, daß alle Einzahlungen und Auszahlungen sowie sonstige Buchungen der laufenden Bewirtschaftung buchhalterisch erfaßt sind.

Festgestellte Differenzen in der Bestandskontrolle bzw. der Vermögensübersicht sind unverzüglich aufzuklären.

Es wird davor gewarnt, einer Eigentümergemeinschaft die Anerkennung einer Abrechnung zu empfehlen, bevor festgestellte Differenzen von der Verwaltung aufgeklärt sind.

2. Prüfschritt - Sachliche und rechnerische Richtigkeit

Wie bereits erwähnt, liegt es im Ermessen der Prüfer, in welchem Umfang die sachliche Rechnungsprüfung durchgeführt wird. Die Prüfer haben die Wahl zwischen :

· Stichprobenweiser Prüfung einzelner Zeiträume oder Kostenarten.

Rückverfolgen einer Rechnung oder Zahlung über Abnahme, Auftrag, Angebote, Grund. Prüfung der „neuralgischen Punkte", wie z.B. Instandhaltungs-/Instandsetzungskosten (Kleinreparaturen), Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage), pünktliche Prämienzahlung und ausreichender Versicherungsschutz, Skontoabzug und insbesondere die Verrechnungsposten aus dem Status (z.B. Forderungen und Verbindlichkeiten).

· Gesamtprüfung: Prüfung aller Buchungen, Buchungsunterlagen und Belege.

Einnahmen

Bei der Prüfung der Hausgeldeinnahmen interessiert zunächst, ob die mit dem Wirtschaftsplan beschlossenen Hausgeldraten von allen Eigentümern vollständig gezahlt wurden.

Der Beirat kann bei den nicht ausgeglichenen Hausgeldkonten feststellen, welche Eigentümer mit Leistungen an die Gemeinschaft in Verzug sind und welche Beitreibungsmaßnahmen der Verwalter ggf. veranlaßt hat.

Gute EDV-Systeme analysieren die Hausgeldzahlungen automatisch auf Zahlungsrückstände bzw. Überzahlungen, so daß der Beirat bei der Gesamtanalyse Hinweise bekommt, ob er sich ggf. Hausgeldkonten einzelner Miteigentümer genauer ansehen muß.

Eine Prüfung, ob den einzelnen Eigentümer ihre Zahlungen gebucht und richtig zugeordnet sind, ist dem Beirat nur in Ausnahmefällen zuzumuten. Diese Prüfung ist dem Eigentümer anhand der Einzelabrechnung und seiner Zahlungsbelege leichter möglich.

Ausgaben

Bei der Prüfung der Ausgaben sind folgende Kriterien zu prüfen :

· Betrifft der Beleg die Eigentümergemeinschaft ?

· Entsprechen die Beträge den vertraglichen Vereinbarungen (Miet-, Liefer-, Versicherungs-, Dienstleistungsverträge, Auftragsbestätigungen) ?

· Sind Auflagen / Weisungen aus Beschlüssen der Gemeinschaft beachtet worden ?

· Bestand die Möglichkeit oder Notwendigkeit, Rechnungsabzüge (Skonti, Einbehalte, Korrekturen) vorzunehmen ?

· Ist die Ausgabe der richtigen Kostenart zugeordnet worden ?

· Handelt es sich bei den Einnahmen und Ausgaben um bereits im Vorjahr abgerechnete Beträge (z.B. Überweisung der Heizungsservice-Rechnung für das Vorjahr) ?

· Wurden Ansprüche und Geldbeträge aus Versicherungsfällen richtig abgewickelt (Ausgleich von Forderungen an Versicherungen) ?

3. Prüfschritt - Verrechnungskonten (Forderungen, Verbindlichkeiten, Abgrenzungen)

Die Anwender einer "reinen" Einzahlungen-/Auszahlungen-Abrechnung haben keine Möglichkeit, Verrechnungsposten, die nach geltendem Recht bei der Abrechnung zu berücksichtigen sind, auf Verrechnungskonten zu buchen und deren ordnungsgemäße Buchung und Erledigung dort zu verfolgen. (Daraus entstehen die berüchtigten „Nebenaufzeichnungen“)

Den Eigentümergemeinschaften ist daher zu empfehlen, von der Verwaltung immer das System der Doppelten Buchführung zu fordern, welches die Buchung dieser Verrechnungsposten ermöglicht.

Die Eigentümergemeinschaft sollte den Verwalter ebenfalls verpflichten, in der Praxis entstehende, notwendige Verrechnungen und Abgrenzungen nicht als abzurechnende Einnahmen oder Ausgaben zu buchen. Damit wird dem Beirat die Prüfung dieses sensiblen Bereiches erheblich erleichtert.

Gerade durch die von vielen Juristen beanstandete Abgrenzung werden die Abrechnungen über Jahre für die Eigentümer überhaupt vergleichbar.

Zu den Verrechnungsposten zählen z.B.

· der Wert des am Stichtag vorhandenen aber nicht abgerechneten bezahlten Ölbestandes (Vorschrift aus der Heizkostenverordnung).

· eine Hausgeldzahlung, im Dezember für das Folgejahr. Sie ist als nicht abgerechnete Einzahlung auf dem Verrechnungskonto zu buchen.

· die bereits o.g. Gebühr des Serviceunternehmens für die Erstellung der Heizkostenabrechnung. In der Heizkostenabrechnung sind die Abrechnungsgebühren bereits anteilig auf die Eigentümer verteilt, obwohl die Rechnung erst im Folgejahr beim Verwalter eintrifft und dann bezahlt wird.

Zu den Abgrenzungs- und Verrechnungspositionen gehören im wesentlichen:

· Einnahmen und Ausgaben, die im Geschäftsjahr abzurechnen sind, deren tatsächlicher Zahlungseingang oder Zahlungsausgang aber erst im folgenden Geschäftsjahr erfolgt.

· Einzahlungen und Auszahlungen im Geschäftsjahr, die jedoch erst im Folgejahr abzurechnen sind.

· Verrechnungsposten, die überhaupt nicht abzurechnen sind (z.B. Irrläufer, Erstattung verauslagter Kosten als Forderungen an Versicherungen).

Zu beachten ist, daß bei Verrechnungsposten jede Buchung begründet sein muß. Natürlich gilt auch hier der alte Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg !

4. Prüfschritt - Kostenverteilung

Die richtige Zuordnung der Kosten zur zutreffenden Ausgabenart ist wichtig, damit eine Kostenverteilung nach den vereinbarten Verteilerschlüsseln (Wohnfläche, Miteigentumsanteile, Einheiten, Verbrauch) erfolgen kann.

Bei einer zu erstellenden Einzel-Jahresabrechnung durch EDV kann man davon ausgehen, daß die in die EDV eingegebenen und abgespeicherten Abrechnungsschlüssel angewandt werden. Änderungen dieser Stammdaten nach der Rechnungsprüfung zeigen sich bei Vorlage der Einzelabrechnungen.

Eine Änderung ist durch die Verwaltung spätestens vor der Beschlußfassung der Eigentümerversammlung zur Jahresabrechnung zu begründen.

5. Prüfschritt - Weitere Prüfungsfeststellungen

Gemäß § 27 Abs. 4 WEG hat der Verwalter Finanzmittel der Eigentümergemeinschaft von seinem Vermögen gesondert zu halten. Dies bedeutet: Die Führung der Geldkonten muß erkennen lassen, daß sie zum Vermögen der Eigentümergemeinschaft zu rechnen ist.

Dies wird immer erreicht, wenn die Geldkonten als Fremdkonten auf den Namen der Eigentümergemeinschaft eingerichtet sind. Die Rechtsprechung duldet zur Zeit noch sogenannte offene Treuhand-Konten, bei denen aber auch der Hinweis enthalten sein muß, daß es sich um das Vermögen der Eigentümergemeinschaft handelt. Der Verwalter hat nur die Verfügung über diese Bankkonten

Im Klartext:

Die noch heute oft anzutreffenden Bankkonten der Eigentümergemeinschaft auf den Namen des Verwalters stellen einen groben Verstoß gegen die o.g. gesetzlichen Bestimmungen dar, dem die Gemeinschaft und insbesondere der prüfende Beirat massiv entgegenwirken muß. Bei den in der Vergangenheit festgestellten Fehlverhalten einzelner Verwalter war schon in der falschen Konteneröffnung der Anfang vom Ende vorbestimmt.

Ebenso ist ein gemeinsames Bankkonto für mehrere Eigentümergemeinschaften (Sammelkonto) nicht zulässig.

Hat der Verwaltungsbeirat den Auftrag der Eigentümerversammlung angenommen, mit dem Verwalter einen Verwaltungsvertrag abzuschließen und sind dazu bereits Vorgaben der Versammlung zu beachten (z.B. soll die Zweitunterschrift eines Beirates bei Entnahmen aus den Anlage-/Rücklagekonten im Vertrag vereinbart werden), verläßt sich die Gemeinschaft für die Umsetzung voll auf den Beirat. Gleichzeitig gehört es dann zu den Prüfaufgaben des Beirates, den Verwalter auf die Beachtung dieser Vereinbarung aus dem Verwaltungsvertrag hin zu kontrollieren.

Nur durch getrennte Geldkonten bleiben die finanziellen Verhältnisse der jeweiligen Eigentümergemeinschaften überschaubar. Das immerwährende Risiko der gesamtschuldnerischen Haftung des einzelnen Eigentümers ist auf „seine“ Gemeinschaft begrenzt.

Bargeld im Büro verursacht immer Risiken. Deshalb sollte der Verwalter möglichst den bargeldlosen Zahlungsverkehr durch Überweisungen praktizieren. Auch der Zahlungsverkehr mit Schecks hat sich in der Praxis nicht bewährt. Eine Checkliste für die einzelnen Prüfschritte und Tips zur Prüfung finden Sie in Anlage.


Prüfungsbericht des Verwaltungsbeirates

Die Abrechnung über den Wirtschaftsplan soll, bevor die Wohnungseigentümerversammlung über sie beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden", sagt das WEG (§ 29, Abs. 3).

Die Stellungnahme des Beirates kann erfolgen

· als mündlicher Bericht über die Prüfung vor der Beschlußfassung durch die Eigentümerversammlung zur Jahresabrechnung,

· durch einen schriftlichen Bericht oder Prüfungsvermerk, der in der Eigentümerversammlung verlesen wird.

Bevor der Verwaltungsbeirat seine Stellungnahme in der Eigentümerversammlung abgibt, sollte er auf jeden Fall alle offenen Fragen und Unstimmigkeiten zur Abrechnung mit der Verwaltung geklärt haben. Die Klärung von Einzelheiten einer Hausgeldabrechnung im Verlauf der Eigentümerversammlung ist bekanntlich aus zeitlichen Gründen kaum möglich.

Viele Beiräte sind es nicht gewohnt, vor einem größeren Publikum zu sprechen. Insbesondere, wenn es sich um die plausible, kurz gehaltene Darstellung der wichtigsten Zahlen einer Jahresabrechnung handelt.

Bei unterschiedlichen Auffassungen zwischen Beirat und Verwaltung über einzelne Geschäftsvorfälle entscheidet die Eigentümerversammlung eigenständig.
Eine kritische Prüfung und der Bericht des Verwaltungsbeirates ist für die Miteigentümer eine willkommene Entscheidungshilfen vor der Beschlußfassung über die Anerkennung der Jahresabrechnung. Gleichzeitig erfüllt der Verwaltungsbeirat mit der Prüfung seine gesetzliche Verpflichtung aus § 29 WEG die Verwaltung zu unterstützen, indem er im positiven Fall für eine Stärkung der Vertrauensbasis sorgt.

Wichtiger Hinweis: Bei der Stellungnahme des Beirates handelt es sich nur um seine persönliche Meinung und Empfehlung. Sie ist eine Orientierungshilfe für die Eigentümer. Der Beirat hat keine Weisungsbefugnis.


Haftung des Beirates

Die Verwaltungsbeiräte bzw. der gewählte Prüfungsausschuß hat bei der Rechnungsprüfung die Sorgfalt einer gewissenhaften und ordentlichen Verwaltungsführung anzuwenden.

Das bürgerliche Recht verlangt, daß jemand, der Geschäfte für einen Dritten erledigt, die gleiche Sorgfalt anzuwenden hat, die er in eigenen Dingen anzuwenden pflegt.

Die Gemeinschaft vertraut im Regelfalle auf die Erfüllung der geforderten Sorgfaltspflicht des Beirates. Gleichzeitig steht es aber jedem Wohnungseigentümer frei, im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten selbst von seinem Recht zur Einsicht in die Verwaltungsunterlagen Gebrauch zu machen.

Es empfiehlt sich, daß Verwaltungsbeirat und Verwaltung über die durchgeführte Rechnungsprüfung ein gemeinsames schriftliches Protokoll anfertigen. Das Prüfprotokoll dient als Nachweis der Ordnungsmäßigkeit der durchgeführten Prüfung, falls gegen einen Beteiligten Haftungsansprüche mit dem Vorwurf mangelnder Sorgfalt gestellt werden.

Es darf nicht übersehen werden, daß der Verwaltungsbeirat auch im Rahmen einer unentgeltlichen Geschäftsbesorgung haftet, d.h., daß er zumindest bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit in Anspruch genommen werden kann.

Deshalb sollte in der Tagesordnung zur Eigentümerversammlung auch jedes Jahr die Beschlußfassung über die Entlastung des Verwaltungsbeirates vorgesehen werden. So wie die jährliche Entlastung der Verwaltung in Bezug auf die Verwaltungsführung und die vorgelegte Jahresabrechnung, wird durch die Entlastung des Beirates das jeweilige Rechnungsjahr abgeschlossen.

Die Entlastung für Beirat und Verwaltung ist keine generelle „Absolution“. Sie deckt nur die offen gelegten und den Eigentümern bekannten Tatsachen ab. Stellen sich später, bisher nicht bekannte Tatsachen heraus, sind diese nicht durch die Entlastung gedeckt.


Schlußbemerkung

Die Rechnungsprüfung des Verwaltungsbeirates ist eine verantwortungsvolle Aufgabe.

Mit den vorstehenden Ausführungen wird den betroffenen Eigentümern eine Hilfe geboten, ohne besondere Ausbildung diese Aufgaben zu erfüllen.


Abdruck mit freundlicher Genehmigung von Uwe-Axel Stein und Helmut Schröder, Düsseldorf, (Bundesfachverband der Wohnungs- u. Immobilienverwalter e.V.)

 

Beiratsseminar am 27.10.2012 Haushaltsnahe Dienstleistungen für mich?